دانلود پاورپوینت آشنایی مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهای لازمه 33 اسلاید

صفحه اصلی آرشیو راهنمای خرید پرسش و پاسخ درباره ما پشتیبانی تبلیغات تماس با ما

صفحه نخست »  »  دانلود پاورپوینت آشنایی مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهای لازمه 33 اسلاید

دانلود پاورپوینت آشنایی مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهای لازمه- 33 اسلاید

فهرست مطالب
کلیات سازمان و مدیریت
هدف و وظایف اداره امور دفتری
روابط اداری
سیستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر
بایگانی
فراگرد تلفنی- نقش و وظایف مسؤول دفتر
عملیات اداری مسؤول دفتر
مدیریت و برنامه ریزی استفاده از تلفن
جلسه
چند نکته مهم
مختصری از آیین نگارش

برنامه ریزی
انتخاب یک راه از میان راه ها و شقوق مختلف برای عملیات و عملکردهای آینده و تعیین راه های دست یافتن به اهداف و منابع مورد نظر
سازماندهی
ترکیب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را باید با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار دیگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتایج مورد انتظار است.
هماهنگی
فرایندی که ازطریق آن، هدفها و فعالیتهای گروه های کاری یک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمین شوند.
رهبری
فراِیند اثرگذاری بر فعالیت های یک فرد یا یک گروه که در یک موقعیت معین در جهت دست یافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
نظارت و کنترل
فرایندی که از طریق آن تطابق عملکرد واحد یا افراد با فعالیت های برنامه ریزی شده بررسی می گردد.

– مطلع ساختن مدیر از فرا رسیدن زمان ملاقات
– لغو ملاقات در صورت تأخیر ملاقات کننده و ارایه توضیح علل لغو ملاقات و تعیین وقت دیگر
– داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه یا مجله و پذیرایی از ایشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد

نحوه معرفی
– اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نیست کدامیک اول معرفی می شوند.
– همیشه، مرد به زن معرفی می شود.
– شخصی که معروفیت زیادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود.
– همیشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود.
– شخصی که سمت پایین تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.

0مسؤول دبیرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سازمانها و شرکتها که توسط پیک یا نامه رسان آورده میشود، رسید می دهد.
0نامه های خصوصی و شخصی، نباید باز شوند و مستقیم برای گیرنده آن فرستاده میشود.
0نامه های محرمانه و مهر و موم شده، مسیر خاص خود را طی می کنند.
0نامه های اداری در دبیرخانه باز میشود، محتویات آن بررسی میگردد و اگر ضمایمی دارد به آن پیوست میشود.
0هنگام خالی کردن پاکتها باید دقت شود که چیزی در آن باقی نماند، همچنین در صورتیکه آدرس فرستنده، فقط روی پاکت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضمیمه نامه نمود.

وقتی مخاطب شما گوشی را برداشت :
0مکالمه را با ذکر سلام و گفتن نام و نام اداره خود شروع کنید.
0اطمینان حاصل کنید که مخاطب شما، همان کسی است که باید باشد.
0موضوع مکالمه را به او بگویید.
0دقیق و مختصر حرف بزنید.
0مؤدبانه حرف بزنید.
0با صدای رسا، صحبت کنید.
0آنقدر بلند صحبت نکنید که در بیرون از اطاق نیز، صدای شما را بشنوند.
0اگرچند بار تلفن زنگ زد و کسی گوشی را بر نداشت نباید منتظر بمانید، بهتر است، دوباره تلفن کنید.
0اگر مکالمه قطع شد، ارتباط مجدد را وظیفه خود بدانید، نه مخاطب.

0تعیین تاریخ، ساعت، موضوع، محل تشکیل جلسه و اسامی شرکت کنندگان.
0سئوال مجدد درمورد وقت تشکیل جلسه و میزان احتمال تغییر آن.
0تأیید روز، ساعت و تاریخ جلسه.
0تهیه و ارسال دعوت نامه ( در صورت دعوت تلفنی ) و دستور کار جلسه.
0کنترل نهایی دعوت شدگان در جلسه.
0ترتیب پذیرایی از شرکت کنندگان در جلسه.
0آماده نمودن محل جلسه ( از نظر تعداد صندلی، مداد و کاغذ یادداشت و … )
0آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه، مورد نیاز مدیر خواهد بود.
0آماده کردن پروژکتور، بلند گو، ضبط صوت و سایر لوازم و وسایل مورد نیاز در صورت لزوم.
0تهیه صورت جلسه ( صورت جلسه توسط منشی جلسه یا یکی از اعضاء شرکت کننده در جلسه تهیه می شود.)
0تحریر صورت جلسه .
0امضاء صورت جلسه توسط شرکت کنندگان.
0توزیع نسخ صورت جلسه برای اشخاص مربوطه.
0بایگانی یک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه.

الف) هر نوع وسیله ای که توسط یک سازمان برای منظور خاص ایجاد شده باشد.
ب) هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
ج) هر نوع نوشته ای که توسط یک سازمان برای منظور خاصی ایجاد شده.
د) طبقه بندی و تنظیم سند

6- در مواقعی که مدیر شما جلسه دارد، دادن پیام …………….. بهتر از ……….. است؟
الف) شفاهی _ کتبی
ب) کتبی _ شفاهی
ج) حضوری _ غیر حضوری
د) غیر حضوری _ حضوری

.

قیمت : 10000 تومان

10000 تومان – خرید
[ بلافاصله بعد از پرداخت لینک دانلود فعال می شود ]


فایل های دیگر این دسته



پاسخ دهید


برچسب ها:




تبلیغات